Kurumsal çamaşırhane hizmetinde gizlilik, yalnız müşteri listesinin korunması değildir; kurumun logolu ve kimlik taşıyan tekstilinin yanlış ellere geçmemesidir. Logolu bir güvenlik üniforması, hastane personel kıyafeti ya da havayolu, otel veya banka üniforması, sahibinin dışında birinin elinde kötüye kullanılabilir. Bu risk sözleşmede dört maddeyle yönetilir: ayrı stok, sayım, imha ve gizlilik yükümlülüğü.
Hangi tekstil hassastır?
- Kimlik üniformaları: güvenlik, sağlık, ulaşım ve kamu personelinin kıyafetleri; giyen kişiye yetki görüntüsü verir.
- Logolu misafir tekstili: markalı bornoz, havlu ve nevresim; kaybolması doğrudan maddi kayıptır, ikinci el pazarda görünmesi marka zararıdır.
- İsim ve bilgi taşıyan parçalar: personel adının işlendiği önlük ya da tulum; kişisel veri niteliği taşıyabilir.
Sözleşmede olması gereken dört madde
1. Ayrı stok ve ayrı işlem
Hassas tekstil, başka müşterilerin tekstiliyle karışmayacak şekilde ayrı partide işlenmeli ve ayrı alanda bekletilmelidir. Ayrım, hem kaybı hem de yanlış müşteriye teslimi önler.
2. Adet bazlı sayım
Kilogram yerine adet bazlı sayım, hassas kalemlerde şarttır. Her toplama ve teslimde sayım kaydı tutulmalı, fark aynı gün raporlanmalıdır. RFID bu takibi kişi ve parça düzeyine indirir; sayım mutabakatı kayda dayanır.
3. Iskarta ve imha
Ömrünü dolduran logolu tekstil çöpe atılmaz ya da ikinci el olarak satılmaz. Sözleşmede ıskartaya ayrılan parçanın ya müşteriye iade edileceği ya da logosu sökülerek veya kesilerek kullanılmaz hâle getirileceği yazılmalı, imha tutanağı istenmelidir.
4. Gizlilik yükümlülüğü
Tedarikçi, müşterinin personel sayısı, tekstil listesi, isim bilgisi ve operasyon düzeni hakkındaki bilgiyi üçüncü kişilerle paylaşmamayı taahhüt etmelidir. İsim taşıyan tekstilde kişisel verinin nasıl işlendiği de bu maddeye dahil edilir.
Kayıp olursa ne olur?
Hassas tekstilde kayıp, yalnız bedel meselesi değildir; hangi parçanın nerede kaybolduğu bilinmelidir. Kayıp ve hasar sorumluluğu maddesinde hassas kalemler için ayrı bildirim süresi ve tazmin koşulu tanımlanabilir. Genel çerçeve için sözleşmede olması gereken maddeler yazısına bakabilirsiniz.
Tedarikçide neye bakılmalı?
Tesis ziyaretinde hassas tekstilin nerede ve nasıl ayrıldığını, depo erişiminin kontrollü olup olmadığını ve ıskarta sürecinin nasıl işlediğini yerinde görün. Kayıt tutmayan tesis, bu maddeleri sözleşmede kabul etse bile uygulayamaz.
Sık Sorulan Sorular
Logolu tekstil için kiralama modeli mümkün mü?
Evet; tekstil kiralamada logolu parça size özel üretilir ve yalnız size döner. Sözleşme bitiminde bu stokun iadesi ya da imhası baştan tanımlanmalıdır.
İmha tutanağı gerçekten gerekli mi?
Kimlik taşıyan üniformalarda evet: tutanak, ıskartaya ayrılan parçanın kötüye kullanılamaz hâle getirildiğinin tek kanıtıdır. Düşük riskli tekstilde toplu tutanak yeterli olabilir.
Tedarikçi başka müşterinin üniformasını yanlışlıkla teslim ederse ne yapılmalı?
Parça derhal iade edilmeli ve olay yazılı bildirilmelidir. Tekrarlayan karışıklık, ayrı stok ve ayrı işlem kuralının uygulanmadığını gösterir ve sözleşme ihlali olarak ele alınmalıdır.