İyi bir kurumsal çamaşır yıkama sözleşmesi, ilişki bozulduğunda değil kurulurken yazılır ve on başlığı netleştirir: kapsam/envanter, teslim süreleri, fiyat modeli ve artış formülü, kayıp-hasar sorumluluğu, hijyen standardı referansı, denetim hakkı, acil durum kapasitesi, fesih-çıkış düzeni, gizlilik ve sigorta. Aşağıda her maddenin nasıl yazılması gerektiğini ve pazarlıkta nelere dikkat edileceğini tek tek açıyoruz.
1. Kapsam ve tekstil envanteri
Hangi tekstil gruplarının (çarşaf, havlu, üniforma, örtü…) hizmete dahil olduğu, başlangıç envanter sayımı ve envanterin kimin malı olduğu (müşteri malı mı, kiralama modeli mi) açıkça yazılmalı. Başlangıç sayım tutanağı, ileride kayıp hesabının tek sağlıklı temelidir.
2. Hizmet seviyesi: teslim süresi ve pencereler
Standart devir süresi (örn. 24/48 saat), toplama-teslim gün ve saat pencereleri, hafta sonu/resmî tatil düzeni. Rakamsız “en kısa sürede” ifadeleri sözleşmeye girmemeli. Ölçülebilir hedefler ve raporlama düzeni için SLA kurulumunu ayrı yazıda detaylandırdık.
3. Fiyat modeli ve artış formülü
Kilogram mı parça bazlı mı faturalanacağı, tartım/sayım yöntemi ve itiraz mekanizması yazılmalı. En sık ihmal edilen madde fiyat artış formülüdür: artışın hangi dönemde, hangi endekse veya formüle bağlı yapılacağı baştan bağlanmazsa, ilk yenilemede pazarlık gücünüz düşer. Asgari fatura/minimum sipariş şartı varsa (detayı burada) tutarı ve koşulu net olsun.
4. Kayıp ve hasar sorumluluğu
Sayım mutabakatının nasıl yapılacağı (teslim tutanağı, parça/kg), kayıp oranı eşiği, eşik üstü kaybın tazmin bedeli (yeni alım bedeli mi, amortismanlı bedel mi) ve hasarlı çıkan (yırtık, boya kaçmış, kimyasal yanığı) tekstilin tazmin usulü. Zimmetli üniformada RFID/barkod takibi bu maddeyi tartışma konusu olmaktan çıkarır.
5. Hijyen ve kalite standardı referansı
“Hijyenik yıkanır” yazmaz; standart yazılır: sağlık ve gıda tekstilinde EN 14065 / RABC uygunluğu, gerekli yerde bariyerli süreç, belgelerin (ISO dahil) geçerliliğini koruma ve yenilenmeme halinde bildirim yükümlülüğü. Kalite tarafında ölçülebilir kriterler: yeniden yıkama oranı, ütü-paketleme standardı, eksik teslim oranı.
6. Denetim ve raporlama hakkı
Yılda en az bir kez (hijyen-kritik sektörlerde daha sık, habersiz dahil) tesis denetim hakkı; süreç kayıtlarına (sıcaklık, kimya, mikrobiyolojik test) erişim; aylık hizmet raporu. Tedarikçinin hangi denetimlerden geçtiğini bilmek, kendi denetim planınızı da şekillendirir.
7. Acil durum ve iş sürekliliği
Tedarikçinin makine arızası/yangın gibi hallerde yedek kapasite planı; sizin tarafınızdan doğan ani hacim artışında (aynı gün teslim) taahhüt ve varsa ek ücret tarifesi. “Mücbir sebep” maddesinin tek taraflı geniş yazılmadığından emin olun.
8. Süre, fesih ve çıkış düzeni
Sözleşme süresi ve otomatik yenileme koşulu; haklı/haksız fesihte ihbar süreleri; çıkış protokolü: ilişki biterken envanterin sayımla iadesi, son faturalaşma ve yeni tedarikçiye devir takvimi. Çıkış maddesi yazılmayan sözleşme, kötü giden ilişkiyi rehine çevirir.
9. Gizlilik ve marka koruması
Logolu/markalı tekstilin üçüncü kişilere kullandırılmaması, müşteri bilgilerinin (hacim, lokasyon, operasyon) gizliliği; kurumsal zincirlerde marka standartlarına uyum.
10. Sigorta ve hukuki çerçeve
Tedarikçinin işletme/ürün sorumluluk sigortası kapsamı ve limiti; tekstilinize taşıma dahil hangi aşamalarda kimin sigortasının baktığı; uyuşmazlıkta yetkili merci.
—
Pazarlık pratiği: bu maddelerin taslağını tedarikçiden beklemeyin; kendi şartnamenizle masaya oturun. Tedarikçiyi seçerken kullandığınız 10 kriterlik değerlendirme, sözleşmenin de iskeletini verir: seçimde önemseyip sözleşmede yazmadığınız her kriter, ilk sorunda “söz vermiştik ama yazmamışız”a döner.
Sık Sorulan Sorular
Sözleşme süresi ne kadar olmalı?
Yaygın pratik 1 yıl + performansa bağlı yenilemedir; ilk çalışmada 3 aylık deneme dönemi + devam opsiyonu iki tarafı da korur. Uzun süre taahhüdü ancak belirgin fiyat avantajı karşılığında verilmelidir.
Tek sayfalık teklif formuyla çalışmak yeterli mi?
Düşük hacimli işlerde bile en azından teslim süresi, fiyat modeli, kayıp-hasar ve fesih maddeleri yazılı olmalı; sorunlar neredeyse her zaman bu dört başlıkta çıkar.
Fiyat artışını tamamen sabitlemek mümkün mü?
Uzun vadede gerçekçi değil; enerji ve işçilik maliyeti değişkendir. Doğru yaklaşım artışı yasaklamak değil, formüle bağlamaktır. Belirsizlik, sabit fiyattan daha pahalıya mal olur.